Phát triển bản thân

8 bí quyết đơn giản để thiết lập thói quen làm việc hiệu quả

Rate this post

Bạn có từng bắt đầu một ngày mới trong trạng thái uể oải, mệt mỏi, không biết bắt đầu từ đâu và rồi hốt hoảng vì trễ giờ làm, vội vội vàng vàng nhai miếng bánh hay miếng xôi rồi tất tả chạy đến cơ quan?

Tới sở làm, lúc nào cũng thấy không đủ thời gian nhưng tổng kết cuối ngày thì rõ ràng là số đầu việc đã hoàn thành rất chi khiêm tốn. Ngồi xuống làm việc thì bị bao nhiêu thứ bủa vây nào là tin nhắn, tin tức, cuộc gọi hay đôi khi chỉ định lướt mạng 15 phút thôi nhưng khi nhìn lại thì 15 phút đã trôi qua từ 1 tiếng đồng hồ trước, và bạn tự cáu bực với bản thân mình….

Bao lâu rồi bạn không chạm đến một cuốn sách, học một kỹ năng gì mới hay thậm chí là ngồi tĩnh lặng thảnh thơi kết nối với chính mình và rồi một tiếng nói từ bên trong vọng ra an ủi “ôi tôi làm gì có thời gian…”

Về đến nhà lại bao nhiêu thứ bủa vây, cơm nước, chồng con, dọn dẹp, giặt giũ làm bạn mệt lừ, cố gắng đi ngủ sớm lắm cũng phải 11 hay 12 giờ đêm….

Cảm giác cuối ngày nhìn lại những gì mình làm được của bạn là gì? Là hưng phấn, là tự hào về bản thân hay là chán nản, tự dằn vặt hay thậm chí không buồn nghĩ đến nữa? Thôi thì việc hôm nay không xong thì mai làm, việc gì mà phải xoắn, và cứ thế ngày tháng trôi đi trong vô định, cùng na ná một kịch bản, trượt dài….

Bao nhiêu việc muốn làm, dự định và ước mơ cứ hoãn vô thời hạn theo vòng xoáy của cuộc sống, nhiều khi bạn tự hỏi “rồi 5 năm nữa mình sẽ khác gì hôm nay?” và ngao ngán khi không biết câu trả lời, mà thật ra bạn cũng chưa từng có thời gian để tự hỏi mình những điều như vậy!

Nếu bạn trả lời “có” cho bất kỳ câu hỏi nào ở trên và cảm thấy dằn vặt với chính mình, đừng lo lắng vì bạn không hề cô đơn! Mình đã từng có giai đoạn như thế, và với mình, nó rõ ràng không phải là một lối sống lành mạnh hay có thể giúp mình phát triển hay đạt được ước mơ! Thay đổi lối sống bằng cách thiết lập thói quen làm việc hiệu quả và làm chủ thời gian không bao giờ là muộn và nếu bạn muốn bắt đầu ngay hôm nay, hãy tham khảo những đúc kết từ chính những trải nghiệm thực tế của mình (qua nhiều lần thử và sai)!  

  1. Có giấc ngủ đủ và chất lượng.

Một giấc ngủ chất lượng làm chúng ta cảm thấy tỉnh táo và đầy năng lượng ngay khi thức dậy. Một giấc ngủ chất lượng là giấc ngủ sâu, không mộng mị và đủ giờ. Theo nhiều khuyến cáo thì người trưởng thành chúng ta nên ngủ từ 6-9 tiếng mỗi ngày, hãy lắng nghe cơ thể để điều chỉnh thời gian ngủ sao cho mình cảm thấy khỏe khoắn nhất! Thời gian đi ngủ cũng đóng góp quan trọng cho chất lượng giấc ngủ, tốt nhất chúng ta nên đi ngủ trước 10h đêm để các cơ quan trong cơ thể kích hoạt sự nghỉ ngơi, tái tạo và thải độc. Vượt qua khung giờ 12h đêm, dù có ngủ tới trưa hôm sau, chúng ta vẫn có thể cảm thấy người mệt mỏi vì đi ngược lại nhịp sinh học. Một giấc ngủ chất lượng là nền tảng của sức khỏe và một ngày mới với nhiều năng lượng và ý tưởng! Để dễ đi vào giấc ngủ, chúng ta hạn chế uống trà, cà phê hay các chất kích thích vào buổi chiều và không sử dụng các thiết bị điện tử hay đọc tin tức cập nhật trước 1 giờ đi ngủ. Ảnh hưởng của việc đọc tin tức liên tục, nhất là trong bối cảnh khủng hoảng toàn cầu mang tên Covid-19 lên sức khỏe tinh thần và thể chất, mọi người có thể đọc ở bài viết Khép lại lo âu trước đây của mình. Thay vào đó, chúng ta có thể nghe nhạc thiền, hít thở sâu, đọc sách hay tắm nước ấm có thể giúp chúng ta dễ ngủ và ngủ ngon hơn.

2. Ngủ sớm và dậy sớm.

Khi bắt đầu thay đổi từ việc ngủ muộn dậy muộn sang ngủ sớm dậy sớm, mình thực sự thấy khỏe hơn, làm việc hiệu quả hơn, tập trung hơn và tâm thế bắt đầu một ngày mới tích cực hơn, rất nhiều! Mình hay đi ngủ lúc 9h-9h30 tối và dậy vào tầm 4h-4h30, và tới tầm 7h, giờ đa phần mọi người vừa mới thức dậy thì mình đã hoàn thành được bao nhiêu việc rồi! Cảm giác “đạt được một số mục tiêu” ngay từ sáng sớm làm tăng tự tin về bản thân và sẵn sàng cho một ngày mới, tất cả là nhờ vào việc dậy sớm để bắt đầu ngày mới! Tâm trạng và năng lượng buổi sáng thực sự ảnh hưởng lên tâm trạng của chúng ta cho cả một ngày, hãy chọn một tâm thế tích cực bằng việc ngủ sớm và dậy sớm!

3. Xác định khung thời gian làm việc hiệu quả nhất để tận dụng tối qua quy luật 80/20

Quy luật này được phát hiện bởi nhà kinh tế học người Ý tên là Pareto thông qua quan sát thấy 80% đất đai ở Ý thuộc về sở hữu của 20% dân số. Làm thêm thống kê ở nhiều nước khác và ông thấy ngạc nhiên vì có một sự trùng hợp về sự phân bố này. Quy luật này còn mở rộng ra trong nhiều lĩnh lực như kinh doanh khi 80% doanh thu là đến từ 20% trong số các khách hàng, hay 80% thời gian người ta chỉ mặc 20% quần áo trong tủ và dành 80% thời gian cho 20% người quen biết. Chung quy của quy luật này là 80% của đầu ra hay kết quả là nhờ 20% của đầu vào, nguồn lực, tác động hay đóng góp. Suy rộng ra để làm chủ thời gian và làm việc hiệu suất, hãy chọn một khung giờ ngắn (20% thời gian) nhưng giúp chúng ta thực hiện được 80% các việc mình cần làm. Nghĩa là khoảng thời gian đó chúng ta tập trung nhất, nhiều năng lượng, hứng khởi nhất để có thể hoàn thành nhiều công việc! Với mình đó là khung giờ vào sáng sớm và sẽ kết thúc trước 11h trưa, sau đó đầu óc mình sẽ bị bão hòa, không suy nghĩ được nhiều và chỉ làm những việc không quá khó hay yêu cầu sáng tạo! Bạn hãy thử nghiệm, quan sát và tìm khung giờ làm việc hiệu quả nhất của mình!

4. To-do list/ lên kế hoạch các việc cần làm:

Trước khi kết thúc một ngày, hãy liệt kê ra giấy những việc mình cần làm cho ngày tiếp theo. Hãy chia nhỏ các đầu việc ra để bạn đỡ choáng ngợp cũng như cảm giác hưng phấn khi gạch được một việc vừa hoàn thành giúp chúng ta có thêm năng lượng để hoàn thành các việc tiếp theo. Có 2 cách để viết to-do list. Cách 1 là  sắp xếp ưu tiên theo thứ tự bằng cách chọn 3-4 việc quan trọng nhất cần phải ưu tiên hoàn thành và đặt lên đầu danh sách, những việc còn lại ít cấp bách và quan trọng hơn, nếu còn thời gian và sức lực thì làm, không thì để sang hôm sau. Cách thứ 2 (mình đang thực hiện) là ghi ra các việc cần làm theo thứ tự thời gian bắt đầu ngày mới của mình. Cách này giúp mình trôi theo dòng chảy của thời gian một cách tự nhiên và có sự sắp xếp để một số việc được thực hiện theo một khung giờ phù hợp, với mình. Ví dụ mình để thiền và việc đầu tiên cần làm ngay sau khi thức dậy lúc 4h chứ không phải là lúc 6h30 khi chồng con mình đã dậy. Để bắt đầu, bạn có thể liệt kê 2-3 việc quan trọng và cấp bách phải hoàn thành và 2-3 việc khác ít quan trọng hơn nhưng cần thực hiện trong ngày. Đừng bắt đầu bằng một danh sách dài cả 1 trang A4 vì bạn sẽ dễ bị choáng ngợp, nản và bỏ cuộc! Bạn cũng có thể tăng sự hứng thú của hoạt động này bằng cách mua một quyển sổ nhỏ, trang trí bắt mắt và những cây viết nhiều màu sắc để viết ra các việc cần làm!

5. Tập trung vào những gì thật sự quan trọng với nguyên tắc 4 lò lửa

Chúng ta khó mà có thể vừa là một nhân viên xuất chúng tại sở làm với 8-10 tiếng một ngày mà vẫn có thể có thời gian, sức lực làm một bà mẹ đảm đang, lại vừa học hành phát triển bản thân và có thời gian cho bạn bè, giao lưu xã hội hay các thú vui như đọc sách và cắm hoa! Có thể chúng ta sẽ làm được 1 tuần hay 1 tháng nhưng rồi sao, chúng ta quá tải, stress và từ bỏ! Cân bằng trong cuộc sống không phải lúc nào cũng là 50/50 mà có thể là một tỷ lệ khác, miễn bạn thấy hài lòng và hạnh phúc, với những ưu tiên rất riêng của mình vào theo từng giai đoạn khác nhau. Theo nguyên tắc 4 lò lửa, hãy thử tưởng tượng cuộc sống mỗi chúng ta có 4 ưu tiên lớn nhất, tượng trưng cho 4 cái lò nấu trên cùng 1 bếp, đó là gia đình, bè bạn, sức khỏe và sự nghiệp.  Lý thuyết Bốn lò lửa cho rằng: “Để thành công, bạn phải tắt đi một trong bốn lò. Và để thành công xuất sắc, bạn phải tắt đi hai trong số bốn lò”. Nghĩa là lựa chọn ưu tiên và tập trung tâm sức vào các ưu tiên của mình thì bạn sẽ sớm đạt được thành công thay vì dàn trải. Một trải nghiệm của mình là có giai đoạn mình ôn thi tiếng Anh để đạt target cho mục đích sang Úc du học của mình, đó là ưu tiên số 1. Và mình đã nghỉ làm, giảm thời gian gặp bạn bè, không xem phim hay đi du lịch, đa số thời gian mình dành cho việc học tập và nâng cao sức khỏe! Và kết quả đã đã được đền bù xứng đáng cho sự tập trung ấy! Về sau, mình đã nhiều lần đạt được các mục tiêu quan trọng khác trong cuộc sống nhờ áp dụng nguyên tắt tắt bớt những bếp lò này! Hãy biết lựa chọn ưu tiên và tập trung vào nó nhiều nhất chứ không phải là dàn trải cho tất cả mọi thứ cùng lúc!

6. Tập trung làm một việc tại một thời điểm, không multi-tasking và sống trong hiện tại

Cách đây tầm 1 năm thôi, trong các hồ sơ xin việc của mình tôi luôn đề là mình multi-tasking, có thể làm nhiều việc cùng lúc. Trong các cuộc phỏng vấn, tôi huênh hoang là mình có thể cùng lúc vừa handle nhà tài trợ, khách hàng và viết những báo cáo sâu sắc, đầy đủ thông tin cũng như chạy các deadlines cho sự kiện một cách hoàn hảo nhất! Hoang đường Ly ạ! Tất nhiên việc hoàn thành những việc ấy hoàn toàn nằm trong tầm tay của mình, mình có thể làm tốt nhưng không phải cùng lúc làm cả 3 việc mà là là tập trung giải quyết từng việc một một cách hiệu quả, không xao nhãng trước khi nhảy sang việc thứ 2.

Sự phát triển của công nghệ đã len lỏi vào từng giây phút sống và gây xao nhãng cực kỳ, chúng ta cắm tai nghe bài hit mới nhất của Đen Vâu trong lúc soạn email, rồi vừa dự họp online vừa tranh thủ review một tài liệu, nửa chừng nhìn màn hình thấy có email mới, chúng ta mở ra xem, định trả lời thì điện thoại có tin nhắn đến, rồi shipper gọi điện xuống lấy đồ, trở lên nhà thì FB báo có tin nhắn ….Cứ thế một buổi sáng trôi qua, không  một việc nào hoàn thành…Bạn có từng cảm thấy mình rơi vào hoàn cảnh đó chưa? Hay trong các bữa ăn, chúng ta tranh thủ một tay cầm đũa, tay còn lại lướt điện thoại đọc tin tức hoặc xem ti vi, ăn xong bữa rồi không biết hôm đó ăn món gì, ngon dở ra sao rồi mình ăn bao nhiêu….Chúng ta thường nghĩ rằng làm nhiều việc cùng lúc giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian nhưng nhiều bằng chứng khoa học đã chỉ ra rằng điều này hoàn toàn phản tác dụng, những ai làm đa nhiệm thật ra lại là một trong số những người làm việc kém hiệu quả nhất. Khi chúng ta nghĩ là mình đang làm nhiều việc cùng lúc nhưng thực ra là chúng ta chỉ đang chuyển đổi qua lại nhanh chóng giữa việc này và việc kia. Và chính quá trình chuyển đổi ấy, chúng ta mất tập trung, mất năng lượng và cả dòng suy nghĩ cho việc đang dang dở. Hãy sống trong hiện tại, tập trung và có ý thức về việc mình đang làm và làm từng việc một!

7. Giảm sự phân tán từ những thứ xung quanh

Chúng ta muốn sống trong hiện tại và tập trung nhưng sao khó quá, nào là email, là tin nhắn, là điện thoại, là FB, là tin tức và hằng hà các tác nhân gây nhiễu khác! Làm việc đã mệt, để giữ mình tập trung và tránh bị phân tán còn tốn năng lượng và tâm sức hơn gấp bội! Thật ra chúng ta có thể kiểm soát được sự phân tán, nếu bạn muốn và có chiến lược để thực hiện. Sau đây là các cách mà bản thân mình thấy hiệu quả:

  • Giới hạn thời gian cho việc đọc tin tức, lướt mạng hay vào FB. Nếu bạn đang dành 3 tiếng cho việc online, hãy thử giảm dần mỗi 30 phút/ ngày và từ từ giảm xuống nhiều nhất có thể. Bạn có thể dùng các app trong điện thoại để track thời gian online cũng như giới hạn khung giờ sử dụng mạng. Như trong điện thoại mình set chỉ lướt FB tối đa 60 phút/ ngày, còn 10 phút nữa app sẽ báo và mình hiểu là mình cần dừng lại. Đọc tin tức hay lên mạng không xấu, thậm chí mang lại lợi ích nhiều mặt trong cuôc sống nhưng nếu sa đà, chúng ta sẽ thấy hậu quả đến sức khỏe thể chất, tinh thần và sự cân bằng trong cuộc sống.
  • Check email và trả lời email vào 2-3 thời điểm nhất định trong ngày.
  • Khi cần tập trung cao độ, hãy set điện thoại chế độ focus-tập trung để không bị phiền bởi tin nhắn hay những cuộc gọi không cần thiết.
  • Ghi ra mục tiêu làm việc tập trung trong to-do list.
  • Khi thấy mất tập trung, hãy rèn luyện đưa tâm trí trở lại bằng việc đứng lên đi lại, uống một cốc nước hay hít thở, và ngồi thiền trong vài phút để tĩnh tâm.
  • Chọn môi trường làm việc ít bị phân tán và khung giờ phù hợp.
  • Bắt đầu ngày làm việc bằng một nghi thức ưa thích và kết thúc bằng một phần thưởng.

8. Biến một hành vi tốt thành thói quen, lối sống theo nguyên tắc 21/90

Theo các nghiên cứu cho thấy để hình thành một thói quen mới, chúng ta cần thực hiện liên tiếp 21 ngày liên tục và để biến thói quen đó thành phong cách sống bền vững, chúng ta cần tiếp tục thực hiện trong 90 ngày tiếp theo! Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng chuỗi thử thách 21 ngày, có thể là việc dậy sớm, đọc sách, thiền, tập thể dục hay nấu ăn,…Bạn sẽ thấy điều kỳ diệu sau 21 và 90 ngày!

Sống theo khuôn khổ không nhất thiết phải sống trong kham khổ, hãy đưa self-care, các việc cần làm để chăm sóc bản thân vào danh sách to-do list và thực sự dành thời gian và quyết tâm thực hiện nó. Có thể là việc đọc sách thư giãn 15 phút/ ngày, đi spa vào cuối tuần, hẹn bạn ăn trưa 1 lần/ tuần,….Một lối sống khuôn khổ nhưng lành mạnh , cân bằng và có nhiều niềm vui mới xứng đáng để chúng ta theo đuổi và khả thi để thực hiện về lâu về dài.

Thay đổi một thói quen, nhất là thói quen đã theo ta hàng chục năm không phải là chuyện dễ dàng và có thể xảy ra ngay sau một đêm. Hãy đặt mục tiêu cụ thể, vừa tầm, thực hiện những bước nhỏ đầu tiên, dễ dàng nhưng cần kiên định. Nếu cảm thấy mệt, hãy nghỉ ngơi một chút rồi bước tiếp, nếu thấy khó khăn, hãy tìm sự giúp đỡ, nếu thấy không hiệu quả, hãy xác định lại mục tiêu, sự ưu tiên và giải pháp. Chúc mọi người hài lòng với lối sống và hạnh phúc với hiện tại của mình!

Những bài viết liên quan

Back to top button